تُواجه عمليات جرد الأصول صعوبات كبيرة عند التحوّل من الأساليب اليدوية التقليدية إلى حلول تكنولوجيا المعلومات. ورغم أن هذه الحلول تُقدِّم دقة وسرعة وكفاءة عالية، إلا أن تطبيقها لا يخلو من التحديات.
في كثير من المؤسسات، تُواجه عمليات جرد الأصول صعوبات كبيرة عند التحوّل من الأساليب اليدوية التقليدية إلى حلول تكنولوجيا المعلومات. ورغم أن هذه الحلول تُقدِّم دقة وسرعة وكفاءة عالية، إلا أن تطبيقها لا يخلو من التحديات.
من خلال تطوير نظامنا الذكي لإدارة وجرد الأصول، واجهنا هذه التحديات ونجحنا في تقديم حلول عملية ومتكاملة ساعدت في تجاوزها. وفي هذا المقال نستعرض أبرز المعوقات التي تواجه تطبيق تكنولوجيا المعلومات في جرد الأصول، وكيف عالجناها في منصتنا.
المشكلة: بعض المواقع لا تتوفر فيها شبكة إنترنت قوية أو أجهزة حديثة.
الحل: صممنا نظامًا يدعم العمل بدون اتصال بالإنترنت (Offline Mode)، بحيث يتم تخزين البيانات محليًا على الجهاز ثم مزامنتها تلقائيًا عند توفر الاتصال. كما وفرنا واجهات خفيفة تعمل على الأجهزة ذات الإمكانيات المحدودة.
المشكلة: بعض الموظفين كانوا يفضّلون الطرق اليدوية ويشعرون بصعوبة التعامل مع النظام.
الحل: قمنا بإنشاء واجهة مستخدم سهلة وبسيطة تعتمد على اللغة العربية وتدعم الاستخدام بالهاتف أو التابلت. كما وفرنا دورات تدريبية ومقاطع فيديو تفاعلية لتسهيل عملية التعلّم.
المشكلة: كثير من الأصول غير مرقمة أو موثقة بشكل صحيح.
الحل: أضفنا ميزة الترميز التلقائي للأصول الجديدة باستخدام QR Code، مع إمكانية إضافة صورة لكل أصل وتحديد موقعه الجغرافي. كما صممنا أداة ذكية للمراجعة تساعد على اكتشاف الأخطاء أو التكرار في البيانات.
المشكلة: الأصول المتنقلة بين المواقع كان يصعب تتبعها بدقة.
الحل: دمجنا خاصية تسجيل حركة الأصول وتاريخ تنقلها، وربطنا الأصل بالمستخدم والموقع الفعلي بالتحديث اللحظي. النظام يُصدر تنبيهات عند نقل الأصل دون تسجيل.
المشكلة: أنظمة الجرد غالبًا ما تكون معزولة عن باقي أنظمة المؤسسة.
الحل: وفّرنا واجهات API جاهزة لربط النظام مع أنظمة المحاسبة، وإدارة الموارد البشرية، والأنظمة الحكومية ذات العلاقة.
المشكلة: بعض الجهات كانت متخوفة من حفظ بيانات الأصول على منصات إلكترونية.
الحل: وفرنا نظام حماية مشدّد يشمل:
تشفير البيانات.
صلاحيات مرنة لكل مستخدم.
نسخ احتياطي تلقائي يومي.
سجل تفصيلي لكل عملية تحدث داخل النظام (Audit Trail).
لقد عملنا بجدّ على تطوير نظام يُراعي الواقع الميداني للمؤسسات، ويعالج المعوقات الحقيقية التي واجهتنا خلال تنفيذ مشاريع جرد الأصول. والنتيجة كانت منصة تقنية قوية، مرنة، وآمنة، اختصرت الوقت، ورفعت دقة البيانات، وسهّلت قرارات الإدارة.
